仕事で使う·2026-06-24

学習塾・教室のAI活用：問い合わせ対応と情報発信を自動化する手順

#学習塾#AI活用#業務効率化#ChatGPT

AIのトリセツ仕事で使う

この記事の要点

1.問い合わせへの返信文・FAQ・SNS投稿文はAIへの指示（プロンプト）を工夫するだけで、数分で完成する。
2.ChatGPTやClaudeに「塾の設定情報」を最初に与えると、的外れな回答が激減し、そのまま使える品質になる。
3.よくある失敗は「指示が曖昧すぎる」こと。塾名・対象学年・料金・トーンの4点をプロンプトに必ず入れる。

この記事を読み終えると、あなたは3つのことが「今日」できるようになります。①保護者からの問い合わせメールへの返信文をAIに下書きさせる、②よくある質問（FAQ）ページの原稿をゼロから作る、③週1回のSNS投稿（Instagram・LINE・X）の文章を5分で量産する。特別なプログラミング知識は不要です。必要なのはChatGPT（無料版でも可）かClaudeのアカウントと、この記事に載っているプロンプト文をコピーして貼り付ける作業だけです。

学習塾・教室のオーナーや先生が最も時間を取られる「裏方作業」の代表が、問い合わせへの返信と情報発信です。授業の準備や生徒への対応に集中したいのに、夜に何通もメールを書いたり、SNSの更新が後回しになったりする。AIはこの「文章を作る」仕事が得意です。ただし、ただ「メールを書いて」と頼むだけでは使い物になりません。この記事では「どう頼めば、そのまま使える文章が出てくるか」を具体的な手順で説明します。

まず知っておく：AIに「設定情報」を渡すと品質が激変する理由

AIは「文章を生成する能力」は高いですが、あなたの塾のことを何も知りません。塾名・所在地・対象学年・料金・指導スタイルを教えないと、どこにでもある汎用的な文章しか出てきません。これを解決する方法が「システムプロンプト（最初に与える設定文）」です。仕組みはシンプルで、会話の一番最初に「あなたはこういう塾のスタッフです」と役割と情報を与えると、それ以降の返答がすべてその設定に基づくようになります。これにより「料金を聞かれたのに回答できなかった」「対象外の学年の話をしてしまった」といった的外れな回答が大幅に減ります。ChatGPT・Claude・Geminiのいずれも、会話の冒頭に長い設定文を貼り付ける方法で対応できます（「カスタム指示」機能を使えばさらに便利ですが、まずは貼り付けるだけで十分です）。

【コピペ用】塾の基本設定プロンプト（最初に貼るだけ）

以下はあなたが担当する塾の情報です。これ以降の会話では、必ずこの情報をもとに返答してください。

【塾の基本情報】
・塾名：〇〇学習塾（※ここを実際の塾名に変える）
・所在地：東京都△△区（※変える）
・対象：小学3年生〜中学3年生
・指導形式：個別指導（1対2）
・主な科目：国語・数学・英語
・月謝の目安：週1回で月8,000円〜（詳細は面談で説明）
・体験授業：1回無料で実施中
・受付時間：平日14:00〜21:00、土曜10:00〜19:00
・連絡先：メール info@example.com / 電話 03-xxxx-xxxx
・塾の特徴：一人ひとりの苦手に合わせたオーダーメイドカリキュラム。明るく話しやすい先生が多く、初めて塾に来る子でも安心して通える雰囲気を大切にしています。

トーンは「丁寧だが堅すぎない、保護者に安心感を与える」文体でお願いします。

設定プロンプトを使い回す方法

この設定文をメモ帳やNotionに保存しておき、毎回の会話の最初に貼り付けるだけでOKです。ChatGPTの「カスタム指示」機能（設定から入れる）に登録すると、貼り付け作業すら不要になります。

ステップ1：問い合わせメールへの返信文を作る（3分で下書き完成）

保護者からの問い合わせメールへの返信は、ゼロから書くと1通あたり10〜20分かかることもあります。AIに下書きを作らせると、その時間が2〜3分に短縮できます（確認・修正の時間込み）。手順は4ステップです。①上記の設定プロンプトを貼る、②「以下の問い合わせメールへの返信文を書いてください」と指示する、③実際のメール本文をそのまま貼り付ける、④出てきた返信文を読んで、事実確認だけして送信。AIが作る文章は「下書き」です。料金や日程などの事実は必ず自分で確認してから送りましょう。特に「何曜日の何時から体験できますか」という質問への返信は、AIが架空の日程を書いてしまう場合があるため、その部分は必ず手動で上書きします。

【コピペ用】問い合わせ返信プロンプト（設定プロンプトの後に使う）

以下の問い合わせメールへの返信文を書いてください。

【条件】
・件名も考えてください
・300字前後でまとめてください
・体験授業の案内を必ず含めてください
・日程は「ご都合の良い日をお知らせください」と書いてください（こちらから指定しない）
・「お問い合わせありがとうございます」で始めてください

【問い合わせメール本文】
（ここに実際の問い合わせメールをそのまま貼り付ける）

実際のやり取り例：こう入力するとAIはこう返す

場面設定：中学1年生の保護者から「英語が苦手なのですが、対応できますか。料金も知りたいです」という短いメールが届きました。設定プロンプトを貼った後に、上記の返信プロンプトに問い合わせ文を加えてAIに送ります。

件名：お問い合わせありがとうございます｜〇〇学習塾お問い合わせありがとうございます。〇〇学習塾の△△と申します。お子さまの英語についてのご相談、ぜひ一緒に取り組ませてください。当塾では中学1年生の英語指導も行っており、アルファベットの書き方から文法・教科書の内容まで、現在の理解度に合わせて進めています。「苦手意識をなくすこと」を最初のゴールとして、焦らず丁寧に指導しております。月謝の目安は週1回で月8,000円〜となっておりますが、科目数や回数によって変わります。詳しくは無料の体験授業後にご説明できますので、まずはお気軽にご参加ください。ご都合の良い日時をいくつかお知らせいただければ、こちらで調整いたします。どうぞよろしくお願いいたします。〇〇学習塾　担当：△△ TEL：03-xxxx-xxxx　受付：平日14〜21時、土曜10〜19時— AIの返答例（ChatGPT／設定プロンプトあり）

このまま送れる水準の文章が出てきました。確認すべき点は2つだけです。①「担当：△△」の部分に実際の担当者名を入れる、②電話番号・受付時間が設定と合っているかを目視確認する。この2点を直せば送信できます。ゼロから書いた場合と比べると、作業時間の体感は大きく変わります。

ステップ2：FAQ（よくある質問）ページを一気に作る

ホームページにFAQページを作っておくと、同じ質問への返信時間が減ります。「何回も同じことを聞かれる」状況は、情報が見つけにくい場所にあるか、そもそもWEB上に存在していないかのどちらかです。FAQを作る際もAIが役立ちます。塾でよく聞かれる質問を10〜15個書き出すだけで、回答文の原稿を一気に生成できます。質問の書き出しに困ったら、「塾に多い問い合わせ内容を10個挙げて」とAIに聞くと、たたき台が出てきます。ただし、料金・日程・実績の数字などはAIが推測で書いてしまうため、そこだけ自分で入れ直します。

授業料はいくらですか？（月謝の仕組みも教えてほしい）
体験授業はありますか？何回受けられますか？
入塾のタイミングはいつがいいですか？
成績が上がらなかったらどうなりますか？
宿題はどのくらい出ますか？
先生はどんな人ですか？大学生のアルバイトですか？
定期テスト前にフォローはありますか？
兄弟で入塾した場合、割引はありますか？
休んだ場合、振り替えはできますか？
入塾までの流れを教えてください。

【コピペ用】FAQ一括生成プロンプト（設定プロンプトの後に使う）

以下の質問リストについて、それぞれ回答文を書いてください。

【条件】
・各回答は100〜150字でまとめてください
・口語ではなく書き言葉で（「〜です」「〜ます」調）
・料金の数字が不明な部分は「詳しくはお問い合わせください」と書いてください
・読者は「塾に初めて問い合わせる保護者」です
・箇条書きではなく、自然な文章で書いてください

【質問リスト】
1. 授業料はいくらですか？
2. 体験授業はありますか？
3. 入塾のタイミングはいつがいいですか？
4. 成績が上がらなかったらどうなりますか？
5. 宿題はどのくらい出ますか？
（以下、追加したい質問を続けて書く）

FAQ原稿の「使い方」がそのまま時短になる

作ったFAQ文をホームページに載せるだけでなく、問い合わせ返信メールの「定型文ストック」としても使えます。「体験授業について聞かれたらこのFAQ文を貼って送る」とルール化すると、返信作業がさらに短くなります。

ステップ3：SNS投稿文（Instagram・LINE・X）を量産する

学習塾のSNS情報発信でよくある悩みが「何を投稿すればいいかわからない」と「書く時間がない」の2つです。AIはどちらの問題にも対応できます。「何を投稿するか」はAIにテーマ一覧を出させる、「書く時間がない」はプロンプトを1回送るだけで複数媒体向けの文章を同時に作らせることで解決します。媒体によって適切な文字数とトーンが違います。Instagramは雰囲気・共感重視で400〜700字程度、LINEは短く行動を促す100〜200字、Xは140字以内でインパクト重視です。1つのテーマから3媒体分を同時に生成させると、作業時間が大幅に減ります。

【コピペ用】SNS3媒体同時生成プロンプト（設定プロンプトの後に使う）

以下のテーマで、3つの媒体向けに投稿文を書いてください。

【投稿テーマ】：定期テスト2週間前のタイミングで「今からでも間に合う！テスト対策の始め方」を発信する

【条件】
■ Instagram用（400〜600字）
・共感から入り、具体的なアドバイスを3点、最後に塾の体験授業への誘導で締める
・ハッシュタグを10個つけてください（地域名タグも含める。地域は〇〇区）
・絵文字は1投稿に3〜5個まで（使いすぎない）

■ LINE配信用（150〜200字）
・「こんにちは、〇〇学習塾です」で始める
・体験授業の申込みURLを貼る場所として「【申込み】（URLをここに入れてください）」と書いておく

■ X（旧Twitter）用（120字以内）
・数字を使ってキャッチーに
・リプライを誘うような問いかけで終わる

応用：月間投稿カレンダーをAIに作らせる

SNS運用で挫折する最大の原因は「その都度考える」ことで疲弊するためです。月に1回、30分だけAIとの作業時間を取り、翌月の投稿テーマを一覧で作っておくと、日々の作業が「プロンプトを貼って生成→確認して投稿」だけになります。AIに「来月は〇月です。学習塾のInstagram投稿テーマを、イベント・季節感・保護者の悩みを混ぜながら週4回分、4週間分で計16本提案してください」と頼むだけで、テーマ一覧が出てきます。それを元に、必要なものだけ文章化する作業をAIに任せます。テーマを先に決めてしまうことで、毎回ゼロから考えるコストがなくなります。

「季節イベント」をフックにすると反応が上がりやすい

学習塾のSNS投稿は「新学期」「定期テスト前」「受験シーズン」「夏期講習案内」など季節イベントと連動するものが保護者の目に留まりやすい傾向があります。月間カレンダーを作る際は、その月に起きる学校行事・テスト・長期休み前後をAIに伝えると、タイミングにあった投稿テーマが出てきます。

ChatGPT・Claude・Geminiの使い分け：どれを選べばいいか

どのツールでも今回紹介した手順は使えます。それぞれの特徴を大まかに整理します。ChatGPT（OpenAI）は利用者が多く情報が豊富で、無料版でも基本的な文章生成には対応できます。Claude（Anthropic）は長い文章の生成や、指示の意図をくみ取る精度が高いと言われることが多く、FAQ一覧のような「長めの出力」に向いているとする声が聞かれます。Gemini（Google）はGoogleのサービスと連携しやすく、GmailやGoogleドキュメントと組み合わせたい場合に便利です。ただし、各ツールの性能差は頻繁に変わるため、「どれが最高か」を断言するのは難しい状況です。まず無料で使えるもので試し、物足りなければ有料プランを検討する順番が現実的です。

ChatGPT（無料版）：最初に試すならここ。情報・解説記事が多く、困ったときに調べやすい。
Claude（無料版あり）：長文の指示や複数の質問への一括回答が得意とされる。FAQ作成に試す価値あり。
Gemini（無料版あり）：GoogleドキュメントやGmailと連携したい場合の候補。
有料プランは月額1,500〜3,000円前後（ツール・為替により変動）。毎日使うなら元は取りやすい。

よくある失敗と直し方：3つのパターンで完全解説

AIを使い始めた塾オーナーが陥りがちな失敗には、共通したパターンがあります。原因を知ると、同じ失敗を繰り返さなくなります。

【失敗1】「メールを書いて」だけで頼む → なぜ起きるか：指示が短すぎると、AIは汎用的な文章を出すしかない。誰の塾か、誰に向けた文章か、どんなトーンかが不明なため、どこにでもある文章になる。→ 直し方：設定プロンプトを最初に貼る。さらに「300字以内」「体験授業の案内を含める」「件名も書く」など条件を5〜8項目書き添える。
【失敗2】AIが書いた数字・日程をそのまま送信してしまう → なぜ起きるか：AIは「それらしい数字」を推測で出す場合がある。実際の料金や空き日程は知らないため、もっともらしい嘘をつくことがある（これを「ハルシネーション」と呼ぶ）。→ 直し方：返信文を送る前に、料金・日程・担当者名・電話番号の4点は必ず目視で確認する習慣をルール化する。
【失敗3】毎回ゼロから指示を書いてしまい、時短にならない → なぜ起きるか：「プロンプトは使い捨て」と思っている。→ 直し方：設定プロンプト・返信用プロンプト・SNS用プロンプトをNotionやGoogleドキュメントに「プロンプト集」として保存する。使うときはコピペするだけにすると、1回あたりの作業が2〜3分に収まる。

情報セキュリティ：保護者の個人情報をAIに貼るときの注意点

問い合わせメールをAIに貼り付ける際、保護者の氏名・メールアドレス・電話番号・お子さんの学校名などの個人情報が含まれることがあります。これをそのままAIサービスに入力することには一定のリスクがあります。各サービスの利用規約や設定によって入力データの扱いが異なるため、自塾の個人情報管理ポリシーや、保護者との契約に照らして判断が必要です。現実的な対処として、返信プロンプトに貼る前に個人を特定できる情報（氏名・メアド・学校名）を「◯◯様」「△△学校」などに置き換える習慣をつけることをおすすめします。この「マスキング」の手間は30秒ほどで、リスクを大きく下げられます。ChatGPTにはデータをモデルの学習に使わせない設定（設定→データコントロール）もあるため、使う場合は確認しておきましょう。

今日から始める：最小ステップの行動リスト

記事を読んで「全部やらなきゃ」と思うと動けなくなります。今日はこの順番で試してみてください。最初の成功体験が次の行動につながります。所要時間の目安はステップ1から3まで合計で約30分です。

ステップ1（5分）：ChatGPTかClaudeのアカウントを開く（なければ無料で作る）。
ステップ2（10分）：この記事の「設定プロンプト」を自塾の情報に書き換えてコピーし、AIに貼り付ける。「了解しました」と返ってきたらOK。
ステップ3（10分）：直近に届いた問い合わせメール（または架空の問い合わせ文）を使って、返信文を生成してみる。
ステップ4（5分）：出てきた文章を読み、料金・日程・担当者名を自分で確認・修正する。このプロセスに慣れることが大事。
余裕があれば：FAQ生成プロンプトで10問分の回答を一気に作り、ホームページ担当者（または自分）に渡す原稿として保存する。

「完璧なプロンプト」を最初から目指さない

最初の出力が気に入らなかった場合は「もっと短くしてください」「最後の一文を変えてください」と追加で指示するだけで修正できます。会話を重ねるたびにAIは前のやり取りを踏まえて調整するため、一発完成より「対話しながら仕上げる」感覚で使う方が結果的に速くなります。

よくある質問（Q&A）

Q：AIが書いた文章を保護者に送っても、バレたり失礼になったりしませんか？ A：AIはあくまで「下書きを作るアシスタント」です。あなたが確認・修正・送信する以上、それはあなたが書いた文章と同じです。問題はAIを使ったかどうかではなく、内容が正確で誠実かどうかです。事実確認と最後の一読を怠らなければ問題ありません。
Q：無料版と有料版、どちらで始めるべきですか？ A：まず無料版で十分です。この記事で紹介した使い方（返信文・FAQ・SNS投稿）はほぼ無料版でこなせます。1日に何十本も生成するようになったり、より長い出力や画像生成が必要になったりした時点で有料版を検討してください。月額コストと作業時間削減の効果を比べて判断するのが現実的です。
Q：プロンプトを作るのが難しそうで自信がないのですが、この記事のものをそのまま使っていいですか？ A：はい、そのままコピペして使ってください。それがこの記事を書いた目的です。「塾名」「料金」「受付時間」など〇〇で囲んだ部分だけ実際の情報に書き換えれば、すぐ使えます。プロンプトは使えば使うほど「もっとこう指示すれば良かった」という感覚が自然に育ちます。最初は完璧を目指さず、まず動かすことを優先してください。